متى يرسل أصحاب العمل نموذج W-2 الخاص بك؟ الدليل الكامل للمواعيد النهائية والغرامات

فهم موعد إرسال أصحاب العمل لنماذج W-2 أمر حاسم لنجاح موسم الضرائب. إذا تركت وظيفتك خلال السنة الضريبية، يحق لك استلام بيان الأجور هذا من صاحب العمل السابق، بغض النظر عن كيفية أو سبب مغادرتك. يوضح هذا الدليل كل ما تحتاج إلى معرفته حول مواعيد W-2، وما يحدث إذا تأخرت، وما الذي يجب فعله إذا كنت لا تزال تنتظر نسختك.

فهم نموذج W-2 وغرضه

نموذج W-2 الخاص بك—المعروف رسميًا باسم بيان الأجور والضرائب—يعمل كسجل رسمي لمكاسبك وخصومات الضرائب الخاصة بك للسنة. الشركات ملزمة قانونيًا بتوفير هذا المستند لكل من موظفيها الحاليين والسابقين، بالإضافة إلى تقديم نسخة إلى مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS).

يحتوي نموذج W-2 على عدة أقسام مهمة يجب أن تكون على دراية بها:

التعويض والأرباح يُظهر إجمالي أجورك، والtips، والتعويضات الأخرى التي تلقيتها خلال العام. هذا هو أساس تقديم الضرائب الخاص بك.

الضرائب الفيدرالية على الدخل المخصومة يوضح مقدار الضرائب الفيدرالية على الدخل التي خصمها صاحب العمل من رواتبك بناءً على اختياراتك في الخصم. يجب أن يتطابق هذا المبلغ مع ما تطالب به في إقرارك الفيدرالي.

مساهمات الضمان الاجتماعي والرعاية الصحية توثق المبالغ المخصومة لهذه البرامج، لضمان حصولك على الاعتماد الصحيح نحو الفوائد المستقبلية.

الضرائب المحلية والولائية تظهر إذا كنت عملت في ولاية تفرض ضرائب على الدخل، وتوضح بالضبط ما تم خصمه.

الخصومات والمزايا الإضافية قد تشمل مساهمات التقاعد، وأقساط التأمين الصحي قبل الضرائب، ومزايا أخرى تقدمها الشركة.

الدقة في نموذج W-2 ضرورية. إذا لم يتطابق الدخل الذي تبلغ عنه في إقرارك الضريبي مع سجلات IRS، فمن المحتمل أن تتلقى مراسلات من الوكالة تطلب توضيحًا.

الجدول الزمني الرسمي: متى يجب أن تصل W-2 الخاصة بك

يجب على أصحاب العمل ختم أو إرسال نماذج W-2 إلكترونيًا للموظفين بحلول 31 يناير من السنة الضريبية التالية. إذا وقع هذا التاريخ في عطلة نهاية الأسبوع أو عطلة رسمية، يتم تأجيل الموعد إلى يوم العمل التالي. هذا المطلب في 31 يناير يمنحك حوالي 2.5 شهر قبل موعد تقديم الضرائب في 15 أبريل لجمع مستنداتك وتحضير إقرارك.

نظرًا لأن التسليم بالبريد يمكن أن يكون بطيئًا، فإن التزام صاحب العمل بموعد ختم البريد لا يضمن وصول النموذج إليك بحلول 31 يناير. قد يرسل أصحاب العمل المستوفون لالتزاماتهم القانونية النماذج قبل عدة أيام من الموعد النهائي، لكن قد تتلقاها في أوائل فبراير.

ماذا تفعل إذا كنت لا تزال تنتظر W-2 الخاصة بك

إذا لم تتلق W-2 الخاصة بك بحلول نهاية فبراير، أو إذا كنت تقترب من موعد 15 أبريل دونها، اتخذ إجراءً على الفور.

اتصل بصاحب العمل السابق تواصل مباشرة مع قسم الرواتب أو الموارد البشرية. اطلب بلطف W-2 الخاص بك وتأكد من عنوان البريد أو البريد الإلكتروني الحالي، حيث أن النماذج المرسلة إلى عناوين قديمة لن تصل إليك. اسأل متى تتوقع استلامه.

تحقق من البوابات الإلكترونية تقدم العديد من الشركات الآن للموظفين إمكانية الوصول إلى نماذج W-2 عبر أنظمة آمنة على الإنترنت. إذا كانت شركتك السابقة توفر ذلك، قم بتسجيل الدخول في أقرب وقت ممكن لتحميل النموذج مباشرة.

اطلب مساعدة IRS إذا فشلت المحاولات المتكررة للحصول على W-2، اتصل بمصلحة الضرائب الأمريكية على الرقم 1-800-829-1040. جهز رقم الضمان الاجتماعي الخاص بك، عنوانك الحالي، معلومات صاحب العمل السابق، تواريخ العمل، وتقدير أرباحك استنادًا إلى قسيمة الراتب النهائية. ستتواصل IRS مع صاحب العمل السابق نيابة عنك.

قدم طلبًا بتمديد أو باستخدام نموذج بديل إذا كانت المدة قصيرة، لديك خياران. أولاً، يمكنك تقديم النموذج 4868 لطلب تمديد لمدة ستة أشهر. لاحظ أن هذا يؤخر موعد تقديمك، لكنه لا يؤخر موعد دفع الضرائب—ستظل مدينًا بالضرائب بحلول 15 أبريل استنادًا إلى تقديراتك. لاحقًا، بمجرد استلام W-2 الفعلي، اطلب نسخة من سجل الأجور والدخل من IRS (والذي قد يستغرق حتى يونيو أو يوليو للوصول).

بدلاً من ذلك، يمكنك تقديم النموذج 4852، بديل لنموذج W-2. يتيح لك ذلك تقدير دخلك وضرائبك بأكبر قدر ممكن من الدقة باستخدام معلومات من قسيمة الراتب النهائية. كن على علم أن الفروقات الكبيرة بين تقديراتك وW-2 الفعلي قد تتطلب منك تقديم إقرار معدل.

العواقب: غرامات صاحب العمل على التأخير في التسليم

يواجه أصحاب العمل الذين يتجاهلون متطلبات تقديم W-2 عواقب مالية كبيرة. تفرض القوانين الفيدرالية غرامات عن كل نموذج لا يُقدم في الوقت المحدد وعن كل موظف لم يتم إبلاغه. لا يوجد حد أقصى للمبالغ الإجمالية للغرامات المستحقة.

بالنسبة للنماذج المستحقة في 2024، هيكل غرامات IRS هو:

• النماذج المقدمة حتى 30 يومًا متأخرة: 60 دولارًا لكل نموذج
• النماذج المقدمة من 31 يومًا حتى 1 أغسطس: 120 دولارًا لكل نموذج
• النماذج المقدمة بعد 1 أغسطس أو غير المقدمة على الإطلاق: 310 دولارات لكل نموذج
• الإهمال المتعمد أو الإهمال الجسيم: 630 دولارًا لكل نموذج

تخيل سيناريو واقعي: شركة بها 10 موظفين تتأخر في إرسال W-2 حتى سبتمبر. نظرًا لأن الغرامات تنطبق على كل نسخة—واحدة لمصلحة الضرائب وواحدة لكل موظف—تواجه الشركة غرامة قدرها 310 دولارات لكل موظف. مضروبة في 10 موظفين، يكون المجموع 3,100 دولار فقط في الغرامات. بالإضافة إلى ذلك، تفرض IRS فوائد على هذه الغرامات، مما يجعل الإجمالي المالي أكبر.

خياراتك عند تقديم إقرار بدون W-2

إذا كانت مهلة 15 أبريل تقترب وليس لديك جميع نماذج W-2 اللازمة، لست عاجزًا. يوصي معظم خبراء الضرائب بمحاولة الاتصال أولاً بصاحب العمل ومصلحة الضرائب، ولكن إذا لم يتسع الوقت، فإن التقديم بتمديد أو باستخدام نموذج بديل يتيح لك الالتزام بالمتطلبات القانونية.

يمكن أن يوجهك العمل مع محترف ضرائب خلال هذه السيناريوهات ويساعد في ضمان أن يكون تقديمك النهائي دقيقًا. يمكنهم مساعدتك في جمع المعلومات من قسائم الراتب والتنسيق مع IRS إذا لزم الأمر. تذكر أن تقديم إقرار كامل وفي الوقت المحدد—حتى مع التقديرات—أفضل من تفويت الموعد تمامًا.