Kapan Pengusaha Mengirim Formulir W-2 Anda? Panduan Lengkap tentang Batas Waktu dan Denda

Memahami kapan pemberi kerja mengirimkan formulir W-2 sangat penting untuk keberhasilan musim pajak. Jika Anda meninggalkan pekerjaan selama tahun pajak, Anda berhak menerima laporan penghasilan penting ini dari mantan pemberi kerja Anda, terlepas dari bagaimana atau mengapa Anda berhenti. Panduan ini memandu Anda melalui segala hal yang perlu Anda ketahui tentang jadwal W-2, apa yang terjadi jika formulir Anda terlambat, dan apa yang harus dilakukan jika Anda masih menunggu salinan Anda.

Memahami Formulir W-2 dan Tujuannya

Formulir W-2 Anda—yang secara resmi dikenal sebagai Wage and Tax Statement—berfungsi sebagai catatan resmi penghasilan dan pemotongan pajak Anda untuk tahun tersebut. Perusahaan secara hukum wajib menyediakan dokumen ini kepada karyawan saat ini maupun mantan karyawan, serta mengajukan salinan ke IRS.

W-2 berisi beberapa bagian penting yang harus Anda kenali:

Kompensasi dan Penghasilan menunjukkan total gaji, tips, dan kompensasi lain yang Anda terima sepanjang tahun. Ini adalah dasar pengajuan pajak Anda.

Pajak Penghasilan Federal yang Dipotong merinci berapa banyak pajak penghasilan federal yang dipotong oleh pemberi kerja dari gaji Anda berdasarkan pilihan pemotongan Anda. Jumlah ini harus cocok dengan apa yang Anda klaim di pengembalian federal Anda.

Kontribusi Jaminan Sosial dan Medicare mendokumentasikan jumlah yang dipotong untuk program ini, memastikan Anda mendapatkan kredit yang tepat untuk manfaat di masa depan.

Pajak Negara dan Lokal muncul jika Anda bekerja di yurisdiksi yang memberlakukan pajak penghasilan, menunjukkan secara tepat apa yang dipotong.

Potongan dan Manfaat Tambahan mungkin termasuk kontribusi pensiun, premi asuransi kesehatan pra-pajak, dan manfaat lain yang disediakan pemberi kerja.

Akurasi pada W-2 Anda sangat penting. Jika penghasilan yang Anda laporkan di pengembalian pajak tidak cocok dengan catatan IRS, Anda kemungkinan akan menerima surat dari lembaga tersebut yang meminta klarifikasi.

Jadwal Resmi: Kapan W-2 Anda Harus Tiba

Pemberi kerja harus menandai cap pos atau mengirimkan secara elektronik formulir W-2 kepada karyawan paling lambat 31 Januari tahun pajak berikutnya. Jika tanggal tersebut jatuh pada akhir pekan atau hari libur, batas waktu bergeser ke hari kerja berikutnya. Persyaratan 31 Januari ini memberi Anda sekitar 2,5 bulan sebelum tenggat waktu pengajuan 15 April untuk mengumpulkan dokumen dan menyiapkan pengembalian Anda.

Karena pengiriman surat bisa lambat, kepatuhan pemberi kerja terhadap batas waktu cap pos tidak menjamin formulir Anda tiba tepat pada 31 Januari. Pemberi kerja yang memenuhi kewajiban hukum mereka mungkin mengirimkan formulir beberapa hari sebelum batas waktu, tetapi Anda bisa menerimanya di awal Februari.

Apa yang Harus Dilakukan Jika Anda Masih Menunggu W-2 Anda

Jika Anda belum menerima W-2 Anda pada akhir Februari, atau jika Anda mendekati tenggat waktu pajak 15 April tanpa itu, segera ambil tindakan.

Hubungi Mantan Pemberi Kerja Anda Hubungi langsung bagian penggajian atau sumber daya manusia. Dengan sopan minta W-2 Anda dan konfirmasi alamat pengiriman atau email Anda saat ini, karena formulir yang dikirim ke alamat lama tidak akan sampai kepada Anda. Tanyakan kapan Anda harus mengharapkan penerimaannya.

Periksa Portal Online Banyak pemberi kerja sekarang menawarkan akses kepada karyawan untuk formulir W-2 melalui sistem online yang aman. Jika perusahaan Anda sebelumnya menyediakan opsi ini, masuklah sesegera mungkin untuk mengunduh formulir Anda langsung.

Minta Bantuan IRS Jika upaya berulang untuk mendapatkan W-2 Anda gagal, hubungi Internal Revenue Service di 1-800-829-1040. Siapkan nomor Jaminan Sosial Anda, alamat saat ini, informasi pemberi kerja sebelumnya, tanggal kerja, dan perkiraan penghasilan berdasarkan slip gaji terakhir Anda. IRS akan menghubungi pemberi kerja Anda atas nama Anda.

Ajukan Perpanjangan atau Formulir Pengganti Jika waktu semakin dekat, Anda memiliki dua opsi. Pertama, Anda dapat mengajukan Formulir 4868 untuk meminta perpanjangan enam bulan. Perlu diingat bahwa ini menunda tenggat waktu pengajuan Anda tetapi tidak menunda tenggat waktu pembayaran—Anda tetap harus membayar pajak sebelum 15 April berdasarkan perkiraan Anda. Setelah Anda menerima W-2 yang sebenarnya, ajukan Transkrip Penghasilan dan Gaji dari IRS (yang mungkin memakan waktu hingga Juni atau Juli untuk tiba).

Alternatifnya, Anda dapat mengajukan menggunakan Formulir 4852, Pengganti untuk Formulir W-2. Ini memungkinkan Anda memperkirakan penghasilan dan pajak Anda seakurat mungkin menggunakan informasi dari slip gaji terakhir. Perlu diingat bahwa perbedaan signifikan antara perkiraan Anda dan W-2 yang sebenarnya mungkin mengharuskan Anda mengajukan pengembalian yang diubah.

Konsekuensi: Denda Pemberi Kerja karena Keterlambatan Pengajuan

Pemberi kerja yang mengabaikan kewajiban pengajuan W-2 menghadapi konsekuensi keuangan yang besar. Hukum federal memberlakukan denda untuk setiap formulir yang tidak diajukan tepat waktu dan untuk setiap karyawan yang tidak diberitahu. Tidak ada batasan total denda yang harus dibayar.

Untuk formulir yang jatuh tempo pada 2024, struktur denda IRS adalah:

• Formulir yang terlambat hingga 30 hari: $60 per formulir
• Formulir yang terlambat 31 hari hingga 1 Agustus: $120 per formulir
• Formulir yang terlambat setelah 1 Agustus atau tidak diajukan sama sekali: $310 per formulir
• Pengabaian sengaja atau kelalaian berat: $630 per formulir

Bayangkan skenario realistis: sebuah bisnis dengan 10 karyawan gagal mengirim W-2 sampai September. Karena denda berlaku untuk setiap salinan—satu untuk IRS dan satu untuk setiap karyawan—perusahaan menghadapi $310 per karyawan. Dikalikan dengan 10 karyawan, itu berarti $3.100 dalam denda saja. Biaya tambahan termasuk bunga yang dikenakan IRS atas denda ini, membuat total dampak keuangan menjadi lebih besar.

Opsi Anda Saat Mengajukan Tanpa W-2

Jika tenggat waktu 15 April Anda mendekat dan Anda tidak memiliki semua formulir W-2 yang diperlukan, Anda tidak tanpa harapan. Sebagian besar profesional pajak menyarankan pertama-tama mencoba menghubungi pemberi kerja dan IRS, tetapi jika waktu tidak memungkinkan, mengajukan perpanjangan atau formulir pengganti memungkinkan Anda memenuhi persyaratan hukum.

Bekerja sama dengan profesional pajak dapat membimbing Anda melalui skenario ini dan membantu memastikan pengajuan Anda akhirnya akurat. Mereka dapat membantu Anda mengumpulkan informasi dari slip gaji dan berkoordinasi dengan IRS jika diperlukan. Ingat bahwa mengirimkan pengembalian lengkap dan tepat waktu—bahkan dengan perkiraan—lebih baik daripada melewatkan tenggat waktu sama sekali.