Когда работодатели отправляют вашу форму W-2? Полное руководство по срокам и штрафам

Понимание того, когда работодатели отправляют формы W-2, имеет решающее значение для успеха в налоговый сезон. Если вы уволились в течение налогового года, у вас есть право получить этот важный документ о заработке от вашего бывшего работодателя, независимо от того, как или почему вы ушли. Этот гид проведет вас через все, что нужно знать о сроках подачи W-2, что делать, если он задерживается, и что предпринять, если вы все еще ожидаете свою копию.

Понимание формы W-2 и ее назначения

Ваша форма W-2 — официально называемая Заявлением о заработной плате и налогах — служит официальным документом, фиксирующим ваши доходы и удержания налогов за год. Компании обязаны по закону предоставлять этот документ как текущим, так и бывшим сотрудникам, а также подавать его копию в IRS.

Форма W-2 содержит несколько важных разделов, с которыми вам следует ознакомиться:

Компенсация и доходы показывает ваши общие заработки, чаевые и другие выплаты, полученные за год. Это основа для вашей налоговой декларации.

Федеральный налог на доходы, удержанный указывает, сколько федерального налога на доходы было удержано вашим работодателем из ваших зарплатных чеков в соответствии с выбранными вами налоговыми удержаниями. Эта сумма должна совпадать с тем, что вы указываете в своей федеральной декларации.

Взносы в социальное обеспечение и Medicare документируют суммы, удержанные для этих программ, обеспечивая вам правильный зачет для будущих пособий.

Государственные и местные налоги отображаются, если вы работали в юрисдикции, где взимаются налоги на доходы, показывая точно, что было удержано.

Дополнительные удержания и льготы могут включать взносы в пенсионные фонды, предналоговые взносы на медицинское страхование и другие льготы, предоставляемые работодателем.

Точность данных на вашей W-2 крайне важна. Если доход, указанный вами в налоговой декларации, не совпадает с записями IRS, вы, скорее всего, получите письмо от налогового органа с просьбой о разъяснении.

Официальные сроки: когда должна прийти ваша W-2

Работодатели обязаны отправить формы W-2 по почте или электронно сотрудникам до 31 января следующего налогового года. Если эта дата приходится на выходной или праздничный день, срок переносится на следующий рабочий день. Это требование 31 января дает вам примерно 2,5 месяца до срока подачи налоговой декларации 15 апреля, чтобы собрать документы и подготовить декларацию.

Поскольку доставка почтой может быть медленной, соблюдение работодателем срока отправки не гарантирует, что ваша форма прибудет к 31 января. Работодатели, выполняющие свои обязательства, могут отправить формы за несколько дней до дедлайна, но вы можете получить их в начале февраля.

Что делать, если вы все еще ожидаете свою W-2

Если вы не получили свою W-2 к концу февраля или приближаетесь к сроку подачи 15 апреля без нее, действуйте немедленно.

Обратитесь к своему бывшему работодателю Свяжитесь напрямую с отделом кадров или бухгалтерией. Вежливо запросите свою W-2 и подтвердите актуальный почтовый или электронный адрес, так как формы, отправленные на старый адрес, не дойдут до вас. Узнайте, когда вы можете ожидать ее получения.

Проверьте онлайн-порталы Многие работодатели сейчас предоставляют сотрудникам доступ к формам W-2 через защищенные онлайн-системы. Если ваша предыдущая компания предлагает такую возможность, войдите как можно скорее, чтобы скачать форму напрямую.

Обратитесь за помощью в IRS Если повторные попытки получить W-2 не увенчались успехом, свяжитесь с IRS по телефону 1-800-829-1040. Имейте под рукой свой номер социального страхования, текущий адрес, информацию о бывшем работодателе, даты работы и приблизительный доход, основанный на вашем последнем платежном чеке. IRS свяжется с вашим бывшим работодателем от вашего имени.

Подайте заявку на продление или заменяющую форму Если времени остается мало, у вас есть два варианта. Во-первых, вы можете подать форму 4868, чтобы запросить продление на шесть месяцев. Обратите внимание, что это отсрочит срок подачи, но не платежа — вам все равно придется заплатить налоги к 15 апреля, основываясь на ваших оценках. Позже, когда вы получите свою фактическую W-2, запросите у IRS Распечатку доходов и заработной платы (она может прийти только к июню или июлю).

Или вы можете подать через форму 4852, Замену формы W-2. Это позволяет вам примерно оценить свой доход и налоги, используя информацию из последнего платежного чека. Учтите, что существенные расхождения между вашими оценками и фактической W-2 могут потребовать подачи исправленной декларации.

Последствия: штрафы работодателя за пропуск сроков

Работодатели, игнорирующие требования по подаче W-2, сталкиваются с серьезными финансовыми последствиями. Закон США предусматривает штрафы за каждую неподанную вовремя форму и за каждого не уведомленного сотрудника. Общая сумма штрафов не ограничена.

Для форм, поданных в 2024 году, структура штрафов IRS следующая:

• Формы, поданные с задержкой до 30 дней: $60 за форму
• Формы, поданные с задержкой от 31 дня до 1 августа: $120 за форму
• Формы, поданные после 1 августа или не поданные вовсе: $310 за форму
• Умышленное игнорирование или грубая небрежность: $630 за форму

Рассмотрим реалистичный сценарий: компания с 10 сотрудниками не отправляет W-2 до сентября. Поскольку штрафы применяются к каждой копии — одной для IRS и по одной для каждого сотрудника — компания сталкивается с штрафом в $310 за каждого сотрудника. Умножая на 10 сотрудников, получаем $3,100 только штрафов. Дополнительные расходы включают начисленные IRS проценты на эти штрафы, что делает общий финансовый ущерб еще больше.

Ваши варианты при подаче без W-2

Если приближается срок 15 апреля и у вас отсутствуют все необходимые формы W-2, вы не безнадежны. Большинство налоговых специалистов рекомендуют сначала попытаться связаться с работодателем и IRS, но если времени мало, подача с продлением или заменяющей формой позволяет выполнить требования закона.

Работа с налоговым специалистом поможет вам пройти через эти ситуации и обеспечить правильность вашей окончательной подачи. Они могут помочь собрать информацию из платежных чеков и взаимодействовать с IRS при необходимости. Помните, что подача полной и своевременной декларации — даже с оценками — лучше, чем пропуск срока полностью.