Коли роботодавці надсилають вашу форму W-2? Повний посібник з термінів і штрафів

Розуміння того, коли роботодавці надсилають форми W-2, є ключовим для успішного проходження податкового сезону. Якщо ви залишили роботу протягом податкового року, у вас є право отримати цей важливий звіт про заробітки від вашого колишнього роботодавця, незалежно від того, як або чому ви звільнилися. Цей посібник проведе вас через усе, що потрібно знати про терміни подання W-2, що робити, якщо ваш документ запізнюється, і що робити, якщо ви все ще чекаєте свою копію.

Розуміння форми W-2 та її призначення

Ваша форма W-2—офіційно відома як Звіт про заробітки та податки—служить офіційним записом ваших доходів і утриманих податків за рік. Компанії зобов’язані законодавством надавати цей документ як своїм поточним, так і колишнім працівникам, а також подавати його копію до IRS.

Форма W-2 містить кілька важливих розділів, з якими вам слід ознайомитися:

Заробітна плата та доходи показує вашу загальну заробітну плату, чайові та інші отримані компенсації за рік. Це основа для вашої податкової декларації.

Утриманий федеральний податок детально описує, скільки федерального податку ваш роботодавець утримав із ваших зарплатних чеків відповідно до ваших обраних налаштувань утримань. Ця сума має збігатися з тим, що ви заявляєте у своїй федеральній декларації.

Внески до соціального страхування та Medicare документують суми, утримані для цих програм, забезпечуючи вам правильний кредит для майбутніх виплат.

Місцеві та штатні податки з’являються, якщо ви працювали у юрисдикції, яка накладає податки на доходи, і показують точно, що було утримано.

Додаткові утримання та пільги можуть включати внески до пенсійних фондів, передподаткові страхові внески на здоров’я та інші пільги, надані роботодавцем.

Точність у заповненні W-2 є життєво важливою. Якщо доходи, які ви вказуєте у своїй податковій декларації, не збігаються з записами IRS, ви, ймовірно, отримаєте листа з запитом на уточнення.

Офіційний термін: коли має надійти ваша W-2

Роботодавці повинні поставити або надіслати електронною поштою форми W-2 працівникам до 31 січня наступного податкового року. Якщо ця дата припадає на вихідний або святковий день, термін переноситься на наступний робочий день. Це вимога 31 січня дає вам приблизно 2,5 місяці до дедлайну подання 15 квітня, щоб зібрати документи та підготувати декларацію.

Оскільки доставка поштою може бути повільною, дотримання роботодавцем терміну поставки не гарантує, що ваша форма надійде до 31 січня. Роботодавці, які виконують свої законодавчі зобов’язання, можуть надіслати форми кілька днів до дедлайну, але ви можете отримати їх уже на початку лютого.

Що робити, якщо ви все ще чекаєте свою W-2

Якщо ви не отримали свою W-2 до кінця лютого або якщо ви наближаєтеся до дедлайну 15 квітня і її ще немає, вжийте заходів негайно.

Зв’яжіться з вашим колишнім роботодавцем. Напряму зверніться до відділу кадрів або бухгалтерії. Ввічливо попросіть свою W-2 і підтвердіть актуальну адресу або електронну пошту, оскільки форми, надіслані на старі адреси, не дійдуть до вас. Запитайте, коли ви можете очікувати її отримання.

Перевірте онлайн-портали. Багато роботодавців тепер пропонують працівникам доступ до W-2 через захищені онлайн-системи. Якщо ваша попередня компанія надає таку можливість, увійдіть якомога швидше, щоб завантажити форму безпосередньо.

Зверніться до IRS. Якщо багаторазові спроби отримати W-2 не увінчалися успіхом, зв’яжіться з Internal Revenue Service за номером 1-800-829-1040. Майте під рукою свій номер соціального страхування, актуальну адресу, інформацію про колишнього роботодавця, дати працевлаштування та приблизний дохід на основі останнього платіжного відомості. IRS зв’яжеться з вашим колишнім роботодавцем від вашого імені.

Подайте з подовженням або замінною формою. Якщо час підходить до кінця, у вас є дві опції. По-перше, ви можете подати форму 4868, щоб попросити шести місяців на подання. Зверніть увагу, що це відсуває дедлайн подання, але не відстрочує платіж—вам все одно потрібно сплатити податки до 15 квітня за оцінками. Після отримання фактичної W-2 ви можете запросити Транскрипт заробітків і доходів у IRS (який може надійти до червня або липня).

Або ж ви можете подати декларацію за допомогою форми 4852, Замінник форми W-2. Це дозволяє вам приблизно оцінити свої доходи та податки, використовуючи інформацію з останнього платіжного відомості. Зверніть увагу, що значні розбіжності між вашими оцінками і фактичною W-2 можуть вимагати подання виправленої декларації.

Наслідки: штрафи роботодавця за пропуск термінів

Роботодавці, які ігнорують вимоги щодо подання W-2, стикаються з суттєвими фінансовими наслідками. Законодавство США передбачає штрафи за кожну форму, яка не подана вчасно, і за кожного працівника, якого не повідомлено. Загалом, штрафи не мають верхньої межі.

Для форм, що мають бути подані у 2024 році, структура штрафів IRS така:

• Форми, подані до 30 днів після дедлайну: $60 за форму
• Форми, подані з 31 дня до 1 серпня: $120 за форму
• Форми, подані після 1 серпня або не подані взагалі: $310 за форму
• Навмисне ігнорування або груба недбалість: $630 за форму

Уявімо реалістичний сценарій: компанія з 10 працівниками не надсилає W-2 до вересня. Оскільки штрафи застосовуються до кожної копії—одна для IRS і по одній для кожного працівника— компанія має заплатити $310 за кожного працівника. Помноживши на 10 працівників, отримуємо $3,100 лише штрафів. Додаткові витрати включають відсотки, нараховані IRS на ці штрафи, що робить загальну фінансову втрату ще більшою.

Ваші варіанти при поданні без W-2

Якщо дедлайн 15 квітня наближається і у вас немає всіх необхідних форм W-2, ви не безсилі. Більшість податкових фахівців рекомендує спершу намагатися зв’язатися з роботодавцем і IRS, але якщо часу мало, подання з подовженням або замінною формою дозволяє вам виконати законодавчі вимоги.

Співпраця з податковим фахівцем може допомогти вам пройти ці сценарії і забезпечити правильність вашої остаточної декларації. Вони допоможуть зібрати інформацію з платіжних відомостей і координувати з IRS за потреби. Пам’ятайте, що подання повної та своєчасної декларації—even з оцінками—краще, ніж пропустити дедлайн повністю.