Quan trọng như thế nào khi doanh nghiệp phải hiểu sự khác biệt giữa chi phí cố định và chi phí biến đổi

Việc vận hành kinh doanh để sinh lợi không phải là điều dễ dàng. Nếu bạn không hiểu rõ cấu trúc chi phí của chính mình, phần lớn các nhà doanh nghiệp thường nghĩ rằng lợi nhuận = doanh thu - chi phí, nhưng thực tế thì chi phí có nhiều loại khác nhau và mỗi loại cần có chiến lược quản lý phù hợp.

Việc phân biệt rõ giữa Chi phí biến đổi và Chi phí cố định là nền tảng quan trọng của phân tích tài chính, giúp doanh nghiệp có thể:

• Đặt giá bán hợp lý
• Lập kế hoạch sản xuất và xác định điểm hòa vốn
• Kiểm soát chi phí và tăng lợi nhuận
• Ra quyết định đầu tư chính xác

Chi phí cố định: Chi phí “bắt buộc” phải trả

Chi phí cố định là gì? Đây là các khoản chi phí phát sinh bất kể doanh nghiệp của bạn bán được bao nhiêu sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ bao nhiêu lần. Nó giống như nghĩa vụ phải thanh toán hàng tháng, hàng năm mà không thay đổi.

Ví dụ về chi phí cố định thường gặp

Thuê mặt bằng - Dù hôm nay bạn bán được 0 đồng hay 100.000 đồng, tiền thuê văn phòng hoặc nhà xưởng vẫn giữ nguyên, thanh toán đầy đủ

Lương nhân viên cố định - Nhân viên chính thức nhận lương hàng tháng, phải trả dù tháng đó bán hàng tốt hay không

Chi phí bảo hiểm - Bảo hiểm văn phòng, bảo hiểm tài sản, bảo hiểm trách nhiệm pháp lý đều cố định hàng năm

Khấu hao tài sản - Máy móc, thiết bị, tài sản giảm giá trị theo từng năm

Lãi vay ngân hàng - Nếu bạn vay tiền, phải trả lãi hàng kỳ dù kinh doanh có phát đạt hay không

Chi phí dịch vụ công cộng (Điện, nước) phần cố định - Dù một phần có thể biến đổi, phần cơ bản vẫn cố định

Đặc điểm nổi bật của chi phí cố định

Chi phí cố định có đặc tính rõ ràng: ổn định, không nằm trong rủi ro, dễ dự đoán. Tuy nhiên, điều này cũng tạo ra “áp lực” liên tục lên chi phí này, buộc doanh nghiệp phải bán hoặc cung cấp dịch vụ đủ để trang trải chi phí cố định ít nhất ban đầu.

Chi phí biến đổi: Chi phí “linh hoạt” theo sản lượng

Chi phí biến đổi là gì? Đây là các khoản chi phí thay đổi theo tỷ lệ với khối lượng sản xuất hoặc doanh số bán hàng. Bạn sản xuất hoặc bán nhiều hơn, chi phí tăng lên; ít hơn, chi phí giảm xuống.

Ví dụ về chi phí biến đổi trong thực tế kinh doanh

Nguyên vật liệu và thành phẩm - Nếu bạn sản xuất áo sơ mi, mỗi chiếc cần vải, chỉ, nút; sản xuất nhiều hơn, nguyên vật liệu tiêu thụ nhiều hơn, chi phí tăng

Lương trực tiếp - Nhân viên theo giờ hoặc theo dự án, trả theo khối lượng công việc

Bao bì và vận chuyển - Bán nhiều hơn, cần nhiều hộp đựng, chi phí vận chuyển cũng tăng

Hoa hồng bán hàng - Đội ngũ bán hàng hoặc đại lý nhận phần trăm doanh số

Chi phí điện, nước (Phần biến đổi) - Một phần của chi phí dịch vụ công cộng tăng theo sản lượng

Chi phí đóng gói và kiểm tra chất lượng - Tăng theo số lượng sản phẩm

Lợi ích của việc hiểu rõ Chi phí biến đổi

Vì chi phí biến đổi thay đổi theo sản lượng, doanh nghiệp có thể linh hoạt kiểm soát. Nếu thị trường im ắng, bạn giảm sản xuất, chi phí biến đổi cũng giảm theo. Đây là cách điều chỉnh phù hợp với nhịp điệu kinh doanh.

So sánh rõ ràng: Chi phí cố định vs Chi phí biến đổi

Tiếp theo? Tính tổng chi phí và xác định điểm hòa vốn

Khi bạn đã hiểu rõ Chi phí cố định và Chi phí biến đổi, bước tiếp theo là tính Chi phí tổng cộng, bằng tổng của Chi phí cố định + Chi phí biến đổi.

Việc biết chi phí tổng giúp bạn:

Đặt giá bán phù hợp - Chi phí tổng trên mỗi đơn vị cho biết mức giá tối thiểu để không lỗ

Xác định điểm hòa vốn - Số lượng bán cần để doanh thu = chi phí tổng, không lãi, không lỗ (Chỉ đủ hòa vốn)

Lập kế hoạch tăng trưởng - Khi bán vượt điểm hòa vốn, phần vượt đó chính là lợi nhuận của bạn

Đánh giá chiến lược giảm chi phí - Bạn biết nên cắt giảm chi phí cố định hay biến đổi để tối đa hóa lợi nhuận

Mẹo quản lý chi phí mà doanh nghiệp cần biết

Giảm chi phí cố định - Xem xét xem các dịch vụ tiện ích có thực sự cần thiết hay có thể làm việc từ xa để giảm chi phí cố định, giảm rủi ro trong thời kỳ thị trường không thuận lợi

Kiểm soát chi phí biến đổi - Đàm phán giá với nhà cung cấp, tìm nguyên liệu rẻ hơn, tối ưu quy trình sản xuất

Không để chi phí biến đổi vượt quá khả năng - Nếu bán không tốt, vẫn sản xuất đủ, chi phí biến đổi vẫn phát sinh như cũ, cần quyết định sản xuất theo nhu cầu thực tế

Theo dõi toàn diện - Kiểm tra chi phí cố định và biến đổi mỗi quý để phát hiện thay đổi và điều chỉnh phù hợp

Tóm lại: Hiểu rõ chi phí = Hiểu rõ doanh nghiệp của chúng ta

Sự khác biệt giữa chi phí cố định (như thuê mặt bằng, lương cố định, lãi vay) và chi phí biến đổi (như nguyên vật liệu, lương theo giờ, phí vận chuyển) chỉ là kiến thức kế toán, nhưng lại cực kỳ quan trọng trong vận hành doanh nghiệp.

Doanh nghiệp hiểu rõ cả hai loại chi phí và có chiến lược quản lý hiệu quả sẽ có khả năng cạnh tranh cao, thích nghi nhanh với biến động thị trường và bền vững về tài chính lâu dài.

Nếu bạn còn băn khoăn về cách tính chi phí của chính tổ chức mình, hãy nghiên cứu thêm về Phân tích điểm hòa vốn (Break-even Analysis), vì nó giúp bạn có cái nhìn tổng thể rõ ràng hơn về doanh nghiệp.