Khi nào nhà tuyển dụng gửi mẫu W-2 của bạn? Hướng dẫn đầy đủ về thời hạn và hình phạt

Hiểu rõ khi nào nhà tuyển dụng gửi mẫu W-2 là điều quan trọng để thành công trong mùa nộp thuế. Nếu bạn đã rời khỏi công việc trong năm thuế, bạn có quyền nhận được bản sao kê lương cần thiết này từ nhà tuyển dụng cũ, bất kể lý do hoặc cách bạn rời đi. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn hiểu tất cả mọi thứ về thời hạn gửi W-2, những gì xảy ra nếu bạn nhận được muộn, và những bước cần làm nếu bạn vẫn đang chờ đợi bản sao của mình.

Hiểu về Mẫu W-2 và Mục đích của nó

Mẫu W-2 của bạn—chính thức gọi là Bảng kê lương và thuế—là hồ sơ chính thức ghi lại thu nhập và khoản thuế bị giữ lại trong năm của bạn. Các công ty có nghĩa vụ pháp lý cung cấp tài liệu này cho cả nhân viên hiện tại và cũ, cũng như nộp một bản cho IRS.

Mẫu W-2 chứa nhiều phần quan trọng bạn nên quen thuộc:

Tiền lương và Thu nhập thể hiện tổng số tiền lương, tiền tip và các khoản thù lao khác bạn nhận được trong năm. Đây là nền tảng để bạn khai thuế.

Thuế Thu Nhập Liên Bang Đã Trừ chi tiết số tiền thuế thu nhập liên bang mà nhà tuyển dụng đã khấu trừ từ lương của bạn dựa trên các lựa chọn giữ lại thuế của bạn. Số tiền này phải khớp với số bạn khai trên tờ khai liên bang.

Đóng góp An sinh Xã hội và Medicare ghi rõ số tiền đã khấu trừ cho các chương trình này, đảm bảo bạn nhận được quyền lợi phù hợp trong tương lai.

Thuế Bang và Địa phương xuất hiện nếu bạn làm việc ở khu vực có thuế thu nhập, thể hiện chính xác số tiền đã bị khấu trừ.

Các khoản khấu trừ và lợi ích bổ sung có thể bao gồm đóng góp hưu trí, phí bảo hiểm y tế trước thuế, và các lợi ích khác do nhà tuyển dụng cung cấp.

Độ chính xác của mẫu W-2 của bạn rất quan trọng. Nếu thu nhập bạn khai không khớp với hồ sơ của IRS, bạn có thể nhận được thư từ cơ quan này yêu cầu làm rõ.

Thời hạn chính thức: Khi nào W-2 của bạn nên đến

Nhà tuyển dụng phải gửi mẫu W-2 qua bưu điện hoặc điện tử cho nhân viên trước ngày 31 tháng 1 của năm thuế tiếp theo. Nếu ngày đó rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, hạn chót sẽ lùi sang ngày làm việc tiếp theo. Yêu cầu này giúp bạn có khoảng 2,5 tháng trước hạn nộp thuế ngày 15 tháng 4 để thu thập tài liệu và chuẩn bị tờ khai.

Vì việc gửi thư có thể chậm, việc nhà tuyển dụng đúng hạn gửi W-2 không đảm bảo mẫu của bạn sẽ đến trước ngày 31 tháng 1. Các nhà tuyển dụng tuân thủ nghĩa vụ pháp lý có thể gửi mẫu vài ngày trước hạn, nhưng bạn có thể nhận được vào đầu tháng 2.

Những gì cần làm nếu bạn vẫn đang chờ đợi W-2 của mình

Nếu bạn chưa nhận được W-2 vào cuối tháng 2, hoặc nếu gần đến hạn nộp thuế ngày 15 tháng 4 mà vẫn chưa có, hãy hành động ngay lập tức.

Liên hệ với nhà tuyển dụng cũ của bạn Trực tiếp liên hệ bộ phận bảng lương hoặc nhân sự. Lịch sự yêu cầu gửi W-2 và xác nhận địa chỉ gửi thư hoặc email hiện tại của bạn, vì mẫu gửi đến địa chỉ cũ sẽ không đến được. Hỏi xem bạn có thể mong đợi nhận được khi nào.

Kiểm tra các cổng trực tuyến Nhiều nhà tuyển dụng hiện nay cung cấp cho nhân viên quyền truy cập vào mẫu W-2 qua hệ thống trực tuyến an toàn. Nếu công ty cũ của bạn cung cấp tùy chọn này, hãy đăng nhập càng sớm càng tốt để tải xuống mẫu của bạn trực tiếp.

Yêu cầu IRS hỗ trợ Nếu nhiều lần cố gắng lấy W-2 mà không thành công, liên hệ IRS theo số 1-800-829-1040. Chuẩn bị sẵn số an sinh xã hội, địa chỉ hiện tại, thông tin nhà tuyển dụng cũ, ngày làm việc, và ước tính thu nhập dựa trên phiếu lương cuối cùng của bạn. IRS sẽ liên hệ với nhà tuyển dụng cũ của bạn thay bạn.

Nộp đơn xin gia hạn hoặc mẫu thay thế Nếu thời gian còn lại quá ít, bạn có hai lựa chọn. Đầu tiên, bạn có thể nộp Mẫu 4868 để yêu cầu gia hạn thêm sáu tháng. Lưu ý rằng việc này hoãn hạn nộp thuế của bạn nhưng không hoãn hạn thanh toán—bạn vẫn phải nộp thuế trước ngày 15 tháng 4 dựa trên ước tính của mình. Sau đó, khi nhận được W-2 thực tế, yêu cầu Bản sao kê Thu nhập và Lương từ IRS (có thể mất đến tháng 6 hoặc tháng 7 mới đến).

Hoặc, bạn có thể nộp bằng Mẫu 4852, Thay thế cho Mẫu W-2. Mẫu này cho phép bạn ước tính thu nhập và thuế chính xác nhất có thể dựa trên thông tin từ phiếu lương cuối cùng. Lưu ý rằng sự khác biệt lớn giữa ước tính của bạn và W-2 thực tế có thể yêu cầu bạn nộp tờ khai sửa đổi.

Hậu quả: Phạt của nhà tuyển dụng nếu không đúng hạn

Nhà tuyển dụng không tuân thủ yêu cầu nộp W-2 phải đối mặt với các khoản phạt tài chính đáng kể. Luật liên bang quy định phạt cho mỗi mẫu không nộp đúng hạn và cho mỗi nhân viên không được thông báo. Không có giới hạn tổng số tiền phạt phải trả.

Đối với các mẫu nộp năm 2024, cấu trúc phạt của IRS là:

• Mẫu nộp muộn tới 30 ngày: $60 mỗi mẫu
• Mẫu nộp từ 31 ngày đến ngày 1 tháng 8: $120 mỗi mẫu
• Mẫu nộp sau ngày 1 tháng 8 hoặc không nộp: $310 mỗi mẫu
• Cố ý bỏ qua hoặc cẩu thả nghiêm trọng: $630 mỗi mẫu

Hãy tưởng tượng một tình huống thực tế: một doanh nghiệp có 10 nhân viên không gửi W-2 đến tháng 9. Vì phạt áp dụng cho từng bản sao—một cho IRS và một cho mỗi nhân viên—công ty phải trả $310 cho mỗi nhân viên. Nhân với 10 nhân viên, tổng phạt là $3,100. Các chi phí khác bao gồm lãi suất do IRS tính trên các khoản phạt này, làm tổng thiệt hại tài chính còn lớn hơn nữa.

Các lựa chọn của bạn khi nộp thuế mà không có W-2

Nếu hạn nộp ngày 15 tháng 4 đang đến gần và bạn chưa có tất cả các mẫu W-2 cần thiết, bạn không hoàn toàn bất lực. Hầu hết các chuyên gia thuế khuyên bạn nên cố gắng liên hệ với nhà tuyển dụng và IRS trước, nhưng nếu thời gian không cho phép, nộp đơn xin gia hạn hoặc mẫu thay thế giúp bạn đáp ứng yêu cầu pháp lý.

Hợp tác với chuyên gia thuế có thể hướng dẫn bạn qua các tình huống này và giúp đảm bảo việc nộp của bạn sau này chính xác. Họ có thể giúp bạn thu thập thông tin từ phiếu lương và phối hợp với IRS nếu cần. Nhớ rằng việc gửi tờ khai đầy đủ và đúng hạn—dù ước tính—còn tốt hơn là bỏ lỡ hạn nộp hoàn toàn.