Hiểu về Mục 162: Những khoản chi nào đủ điều kiện là chi phí kinh doanh hoặc giao dịch được khấu trừ thuế

Đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ đang điều hướng mã thuế, một câu hỏi luôn xuất hiện: những khoản chi phí nào tôi thực sự có thể khấu trừ? Câu trả lời nằm trong Mục 162 của Bộ luật Thuế Thu nhập, quy định nguyên tắc nền tảng để xác định những gì được coi là khoản khấu trừ hợp lệ cho doanh nghiệp. Theo mục này, IRS cho phép khấu trừ “tất cả các khoản chi phí thông thường và cần thiết trả hoặc phát sinh trong năm tính thuế khi tiến hành bất kỳ hoạt động thương mại hoặc kinh doanh nào.” Khung pháp lý này—dựa trên mục 162—định hình mọi quyết định của bạn về những gì sẽ khai trên tờ khai thuế.

Nền tảng: Mục 162 và tiêu chuẩn “Thông thường và Cần thiết”

Mục 162 không đơn thuần là danh sách các khoản chi phí được chấp thuận. Thay vào đó, nó thiết lập một tiêu chuẩn pháp lý: một khoản chi phí phải vừa là thông thường vừa cần thiết cho ngành nghề hoặc doanh nghiệp của bạn. Điều này có nghĩa là gì trong thực tế? Một khoản chi phí thông thường là khoản chi phổ biến và được chấp nhận trong ngành của bạn. Một khoản chi cần thiết là khoản phù hợp và hữu ích để thực hiện hoạt động kinh doanh của bạn.

IRS nhận thức rằng các ngành khác nhau có hồ sơ chi phí hoàn toàn khác nhau. Hãy xem xét cách mục 162 áp dụng khác nhau giữa các lĩnh vực. Một công ty tư vấn dựa trên mối quan hệ khách hàng tự nhiên phát sinh chi phí ăn uống và giải trí—đây là những khoản thông thường và cần thiết khi bạn thường xuyên gặp gỡ khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại. Một công ty xây dựng dự kiến chi phí lao động cao qua các công nhân hợp đồng và lao động ngày, trong khi một công ty kế toán văn phòng thường trả lương cho nhân viên có mức giữ lại tiêu chuẩn. Những khác biệt đặc thù ngành này có nghĩa là cùng một loại chi phí có thể được khấu trừ cho một ngành nghề hoặc doanh nghiệp nhưng lại đáng ngờ đối với ngành khác.

Mã thuế cũng cho phép khấu trừ các khoản chi phí “nâng cao” hoạt động kinh doanh của bạn ngoài những gì cần thiết thuần túy. Điều này bao gồm phát triển chuyên môn như đào tạo liên tục, tài sản doanh nghiệp như máy tính và bàn ghế văn phòng, chiến dịch quảng cáo, và thậm chí là xe cộ trong một số ngành. Thách thức là phân biệt giữa những gì bắt buộc để vận hành và những gì chỉ đơn thuần cải thiện hoạt động của bạn—một phân biệt có thể khác nhau đáng kể tùy thuộc vào cấu trúc ngành nghề hoặc doanh nghiệp của bạn.

Phạm vi của mục 162: Những gì IRS rõ ràng cho phép

Khi bạn xem xét ngôn ngữ thực tế trong mục 162, IRS cung cấp các ví dụ cụ thể về các khoản chi phí có thể khấu trừ. Những ví dụ này bao gồm thù lao hợp lý cho dịch vụ cung cấp cho doanh nghiệp của bạn, chi phí đi lại (bao gồm ăn uống và chỗ ở, mặc dù không xa hoa hoặc phung phí) khi bạn đi xa nhà để theo đuổi ngành nghề hoặc doanh nghiệp của mình, và các khoản thanh toán thuê hoặc phí sử dụng tài sản cần thiết để duy trì hoạt động.

Khung pháp lý của mục 162 cố ý rộng, mang lại sự linh hoạt cho các chủ doanh nghiệp trong khi yêu cầu họ áp dụng phán đoán. Đối với một chuyên viên bán hàng, đi lại và giải trí khách hàng nằm trong phạm vi của mục 162. Đối với chủ cửa hàng bán lẻ, những khoản chi phí này có thể gây ra cảnh báo đỏ vì chúng không phù hợp với hoạt động bán lẻ điển hình. Yếu tố quyết định luôn là liệu khoản chi phí có thông thường và cần thiết cho loại hình doanh nghiệp của bạn hay không.

Các khoản chi phí khấu trừ phổ biến: Nơi mà hầu hết các chủ doanh nghiệp tập trung

Trong khi mục 162 cung cấp khung pháp lý, hầu hết các chủ doanh nghiệp nhỏ tập trung vào các khoản khấu trừ thực tế. Chi phí xe cộ luôn đứng đầu—nhưng chỉ khi bạn ghi chép chi tiết quãng đường đi công tác. Văn phòng phẩm, dịch vụ internet và hóa đơn điện thoại thường là các khoản khấu trừ đơn giản. Các khoản khấu trừ văn phòng tại nhà ngày càng phổ biến và hoàn toàn phù hợp theo hướng dẫn của mục 162, miễn là văn phòng tại nhà của bạn được sử dụng thường xuyên và exclusively cho mục đích kinh doanh.

Ăn uống là một khoản khấu trừ phổ biến khác, mặc dù đòi hỏi ghi chép cẩn thận. Khi bạn khai báo một bữa ăn là chi phí kinh doanh, IRS mong đợi bạn giữ lại hóa đơn và ghi chú về khách hàng hoặc cộng sự tham dự, nội dung thảo luận, và mục đích kinh doanh. Việc này giúp biến một yêu cầu có thể bị tranh cãi thành một yêu cầu có thể bảo vệ phù hợp với nguyên tắc của mục 162.

Số tiền cụ thể bạn khai báo cho từng danh mục nên phản ánh những gì thông thường và cần thiết cho ngành nghề hoặc doanh nghiệp của bạn. Ngân sách thiết bị của một startup công nghệ có thể vượt xa so với một doanh nghiệp dịch vụ. Chi phí đi lại của một nhà tư vấn có thể hợp pháp vượt quá chi phí của một phòng kế toán địa phương. Chìa khóa là đảm bảo các khoản khấu trừ của bạn phù hợp với tiêu chuẩn ngành.

Ghi chép: Cầu nối giữa các khoản khấu trừ và bằng chứng

Khai báo một khoản chi phí là một chuyện; chứng minh nó hợp lệ là chuyện khác. IRS yêu cầu hồ sơ cẩn thận cho tất cả các khoản khấu trừ theo mục 162. Đối với chi phí xe cộ, bạn cần một sổ ghi quãng đường đi công tác theo thời gian thực—nhiều ứng dụng điện thoại thông minh hiện nay giúp việc này gần như tự động. Đối với ăn uống, hóa đơn của bạn cộng với ghi chú về mục đích kinh doanh là đủ.

Ngoài các khoản khấu trừ phổ biến này, nếu bạn không chắc chắn khoản chi nào đủ điều kiện theo mục 162, việc tham khảo ý kiến của một chuyên gia thuế là khôn ngoan. Một cố vấn thuế đủ trình độ, hiểu rõ ngành nghề hoặc doanh nghiệp của bạn, có thể cung cấp hướng dẫn phù hợp với tình hình của bạn, giúp bạn tối đa hóa các khoản khấu trừ hợp lệ trong khi giảm thiểu rủi ro bị kiểm tra.

Yếu tố Điểm số DIF: Hiểu về lựa chọn kiểm tra

Không phải tất cả các khoản khấu trừ có thể gây ra kiểm tra của IRS. Thay vào đó, tờ khai thuế của bạn nhận được một điểm số Hệ thống Phân biệt Chức năng (DIF)—một số do máy tính tạo ra đo lường so sánh tờ khai của bạn với các chuẩn mực ngành. Điểm DIF càng cao, khả năng kiểm tra càng lớn. Điều này có nghĩa là việc khấu trừ các khoản chi phí lệch đáng kể so với tiêu chuẩn ngành—dù có hợp lệ theo mục 162 hay không—cũng làm tăng rủi ro bị xem xét. Một công ty xây dựng khai báo chi phí lao động thấp bất thường hoặc một công ty tư vấn có chi phí đi lại tối thiểu có thể kích hoạt kiểm tra chỉ vì các số liệu này không phù hợp với mẫu hình điển hình.

Điều rút ra là: độ chính xác rất quan trọng. Trong khi khai báo một khoản khấu trừ có thể tranh cãi không tự động dẫn đến kiểm tra, việc giữ hồ sơ hỗ trợ các khoản khấu trừ theo mục 162 của bạn và đảm bảo chúng phù hợp với tiêu chuẩn ngành giúp giảm thiểu đáng kể rủi ro kiểm tra. Là một chủ doanh nghiệp nhỏ cam kết tuân thủ, làm việc với một chuyên gia thuế am hiểu ngành nghề hoặc doanh nghiệp của bạn sẽ giúp bạn khai đúng những gì hợp pháp và duy trì trong phạm vi chấp nhận được.