Làm thế nào các nhà lãnh đạo đang bảo vệ văn hóa trong khi AI thay đổi cách thức công việc được thực hiện

Trên quy mô các tập đoàn lớn, AI đang chuyển nhanh từ giai đoạn thử nghiệm sang công việc hàng ngày. Sự chuyển đổi này buộc các nhà lãnh đạo phải đối mặt với những vấn đề không thể giao phó cho công nghệ: cách đo lường hiệu suất, cách hỗ trợ nhân viên qua những thay đổi, và cách các giá trị thể hiện khi máy móc bắt đầu đảm nhận nhiều công việc hơn. Không phải công ty nào cũng tiếp cận những câu hỏi đó theo cùng một cách.

Video đề xuất

Một số tổ chức phản ứng bằng cách đua tranh để đạt hiệu quả cao hơn. Những tổ chức khác lại lùi lại để xác định hoặc xác nhận lại loại hình công ty mà họ muốn trở thành khi AI ngày càng được tích hợp sâu vào tổ chức; và những nghĩa vụ mà họ vẫn còn nợ những người làm cho doanh nghiệp vận hành.

Trong thực tế, điều này có nghĩa là các giám đốc cấp cao đang đấu tranh với hợp đồng xã hội giữa công ty và nhân viên của mình. Khi AI đảm nhận nhiều nhiệm vụ thực thi hơn, các nhà lãnh đạo phải quyết định điều gì còn mang tính nhân văn, điều gì sẽ được tự động hóa, và mức độ gián đoạn văn hóa của họ có thể tiếp nhận là bao nhiêu. Đây là những quyết định về lòng tin, trách nhiệm giải trình, và loại tổ chức mà mọi người được yêu cầu cam kết.

Tại Ingka Group, nhà bán lẻ IKEA lớn nhất ở 32 quốc gia, các nhà lãnh đạo đã nhận thức rõ về sự căng thẳng này từ sớm và bắt đầu áp dụng AI theo cách không đặt văn hóa của họ vào nguy cơ. Công nghệ sẽ tiến lên, nhưng không thể thiếu sự lãnh đạo vững chắc và sự hỗ trợ rõ ràng dành cho nhân viên của họ. Cách tiếp cận của IKEA nổi bật như một ví dụ về cách một tập đoàn lớn chọn để giá trị, chứ không chỉ năng suất, định hình cách AI đi vào công việc hàng ngày.

Tại IKEA, cam kết đối với nhân viên thể hiện rõ qua cách các lãnh đạo cấp cao nói về con người và trách nhiệm của họ đối với nhân viên. Tư duy lấy con người làm trung tâm của IKEA được củng cố rõ ràng ở cấp điều hành. Như Giám đốc Nhân sự & Văn hóa Ulrika Biesert nhấn mạnh, “Con người đã là trung tâm của IKEA hơn 80 năm rồi — và đó chính xác là nơi họ sẽ vẫn ở lại.” Đây là một phương pháp có kỷ luật giúp tổ chức hiện đại hóa mà không mất đi những người làm cho nó hoạt động.

Những gì IKEA đang làm phản ánh một bộ các lựa chọn lãnh đạo có chủ đích về cách đối xử với con người khi AI thay đổi bản chất công việc. Những lựa chọn này dựa trên giá trị và lịch sử của công ty, và định hình mức độ cũng như tốc độ công nghệ được phép tiến xa. Các công ty khác sẽ đưa ra các quyết định khác, như một số đẩy mạnh tự động hóa hoặc thúc đẩy nhanh việc giảm nhân lực.

Không có một mô hình duy nhất nào để cạnh tranh trong thị trường dựa trên AI. Một nền văn hóa mạnh mẽ không tự nhiên có nghĩa là giữ nguyên mọi công việc; nó có nghĩa là rõ ràng về cách đóng góp của con người và thực thi của máy móc phù hợp với mục đích của tổ chức.

Giá trị như một bộ lọc cho AI

Khi các công ty bắt đầu chuyển đổi sang AI, các nhà lãnh đạo nhận thấy rằng các quyết định công nghệ giờ đây mang ý nghĩa văn hóa và đạo đức. Trước khi triển khai một công cụ mới, họ phải hỏi không chỉ liệu nó có hoạt động, mà còn liệu nó có phù hợp với loại tổ chức mà họ muốn dẫn dắt hay không.

Tại IKEA, những câu hỏi đó được hướng dẫn bởi các giá trị cốt lõi của công ty. Những giá trị này, bao gồm đoàn kết, đơn giản, và quan tâm đến con người và hành tinh, được xem như các tiêu chí quyết định thực tiễn cho mọi sáng kiến AI. Chúng thể hiện qua các câu hỏi thực tế mà các nhà lãnh đạo sử dụng để đánh giá công nghệ mới:

• Điều này có đơn giản hóa hay phức tạp hóa công việc không?

• Điều này có hỗ trợ đồng nghiệp và giải phóng thời gian cho công việc có ý nghĩa hơn không?

• Điều này có phù hợp với công bằng, bao gồm và bền vững không?

Phương pháp này không chỉ nội bộ. Dưới sự lãnh đạo của Giám đốc Số hóa Parag Parekh, công ty đã ký kết năm ngoái với Partnership on AI (PAI) nhằm mở rộng các tiêu chuẩn về công nghệ có trách nhiệm và, theo lời Biesert, để “đảm bảo AI được phát triển và ứng dụng một cách đạo đức, phù hợp với các giá trị về bao gồm và quan tâm đến con người và hành tinh.”

Cùng với đó, thái độ lấy con người làm trung tâm và ưu tiên giá trị hướng dẫn cách Ingka đánh giá các đối tác. Công ty áp dụng Quy tắc Nhóm Đạo đức Số hóa yêu cầu bất kỳ đối tác hoặc công cụ AI nào đều phải “chắc chắn, có thể kiểm tra, giải thích được, công bằng, bao gồm và bền vững.”

Những thực hành này cho thấy cách các công ty có thể áp dụng quản trị AI không chỉ để quản lý rủi ro, mà còn để làm rõ họ đại diện cho điều gì.

Đào tạo lãnh đạo trước khi mở rộng công cụ

Khi AI chuyển từ thử nghiệm sang công việc hàng ngày, nhiều tổ chức nhận thấy rằng sự sẵn sàng của lãnh đạo quan trọng không kém gì sự sẵn sàng về kỹ thuật. Triển khai các công cụ trước khi lãnh đạo biết cách giải thích, quản lý và hỗ trợ thường gây ra sự nhầm lẫn trước khi tạo ra giá trị thực sự.

Một trong những lựa chọn quan trọng nhất của Ingka là chuẩn bị lãnh đạo trước khi triển khai công nghệ. Trong năm tài chính trước, từ 1 tháng 9 năm 2023 đến 31 tháng 8 năm 2024, công ty đã đào tạo khoảng 30.000 đồng nghiệp và khoảng 500 lãnh đạo cấp cao về AI có trách nhiệm để họ có thể thảo luận về công nghệ với nhóm của mình và hỗ trợ đồng nghiệp một cách chu đáo khi AI thay đổi cách làm việc.

Đây là điểm mà một số công ty còn thiếu sót. Không phải vì nhân viên không thể thích nghi với công nghệ mới, mà vì các nhà lãnh đạo nói hai chiều. Nhân viên có thể xử lý thay đổi khi kỳ vọng rõ ràng. Điều làm chậm họ chính là sự mơ hồ về giá trị: những tín hiệu mâu thuẫn về việc tổ chức đứng về phía nào, những gì đang thay đổi, và những gì sẽ không bị ảnh hưởng.

Có thể không rực rỡ, nhưng đó là một trong những phương pháp ổn định văn hóa hiệu quả nhất để các nhà điều hành vượt qua thay đổi nhanh chóng.

Học hỏi công khai: Một văn hóa không giả vờ có câu trả lời

Cách các nhà lãnh đạo hành xử trong quá trình thử nghiệm quan trọng như chính các công cụ đó. Giả vờ có tất cả câu trả lời có thể làm mất lòng tin nhanh hơn bất kỳ thất bại kỹ thuật nào.

Ingka đã thử nghiệm AI trong nhiều lĩnh vực thực tế: cải thiện dự báo nhu cầu, hỗ trợ đội ngũ bán hàng từ xa, và giúp đồng nghiệp trong việc viết lách và lập kế hoạch hàng ngày. Các công cụ đa dạng, từ chatbot BILLY được hàng nghìn đồng nghiệp sử dụng đến Hej Copilot, và trợ lý AI nội bộ của công ty (MyAI Porta) giúp soạn thảo, đưa ra ý tưởng và giảm tải công việc cho đồng nghiệp. Ingka cũng đang thử nghiệm trợ lý GPT để làm mượt các cuộc trò chuyện khách hàng kỹ thuật số.

Điều nổi bật trong nhiều thử nghiệm AI hiệu quả nhất là sự cởi mở của các nhà lãnh đạo trong quá trình này, sẵn sàng thừa nhận rằng không phải mọi thứ sẽ hoàn hảo ngay lần đầu. Các nhóm phản hồi tốt hơn khi lãnh đạo thừa nhận những điều họ chưa biết và cam kết học hỏi trong thời gian thực thay vì đưa ra sự chắc chắn sớm.

Sự minh bạch này đóng vai trò mạnh mẽ trong việc giữ chân người tham gia. Khi mọi người thấy lãnh đạo làm việc qua đường cong học hỏi thay vì trình diễn một quá trình ra mắt hoàn hảo, họ sẽ dễ tin tưởng hơn vào công nghệ và quá trình thay đổi xung quanh nó.

Khi chiến lược AI bao gồm tác động môi trường

Bền vững cũng ngày càng trở thành một phần của cuộc trò chuyện về công nghệ. Các nhà lãnh đạo ngày càng được yêu cầu xem xét không chỉ AI có thể tối ưu hóa điều gì, mà còn cái giá của nó về năng lượng, dữ liệu và dấu chân môi trường.

Ingka Group đã thực sự sử dụng AI để củng cố các nỗ lực bền vững của mình, đặc biệt trong hoạt động thực phẩm trên các thị trường bán lẻ của họ. Sử dụng các công cụ đo lường dựa trên AI và cân thông minh, Ingka Group đã:

• Giảm rác thực phẩm đến 54% đáng kinh ngạc

• Tiết kiệm hơn 20 triệu bữa ăn

Ingka cũng đánh giá các mô hình đào tạo năng lượng hiệu quả và thực hành dữ liệu có trách nhiệm, đảm bảo việc triển khai AI không làm tăng tác động môi trường. Đây là phần tiếp nối của phương pháp dựa trên giá trị lâu dài của IKEA: sử dụng AI một cách có trách nhiệm và có lợi cho nhiều người và hành tinh.

Khi nhiều tổ chức mở rộng AI, những lựa chọn như vậy đang trở thành phần trong cách các nhà lãnh đạo định hình thế nào là tăng trưởng có trách nhiệm trong thực tiễn.

Năm thực hành lãnh đạo mang lại lợi ích cao cho sự thay đổi dựa trên AI

Khi AI định hình lại cách công việc được thực hiện, một số thực hành lãnh đạo đặc biệt hiệu quả trong việc giúp tổ chức thích nghi mà không làm mất lòng tin, hiệu suất hay văn hóa.

2. Xây dựng khả năng hiểu biết về AI trong lãnh đạo cấp cao trước khi mở rộng ra toàn bộ lực lượng lao động. Các giám đốc điều hành và quản lý cần có hiểu biết thực tiễn chung về cách AI hoạt động, những gì nó sẽ thay đổi, và những gì nó sẽ không. Khi lãnh đạo được đào tạo trước, họ có thể giải thích những gì đang xảy ra một cách đáng tin cậy, xử lý các mối quan tâm mà không gây lo lắng quá mức, và dựa quyết định trên các nguyên tắc nhất quán. Cung cấp các điểm nói chuyện, kịch bản, và câu hỏi thường gặp giúp các nhà lãnh đạo hướng dẫn nhóm tự tin qua sự không chắc chắn trong khi hỗ trợ nhân viên nâng cao kỹ năng và phát triển.

3. Thiết kế lại công việc bằng cách nghiên cứu “các nhiệm vụ trong một công việc,” chứ không phải chức danh công việc. Phân chia vai trò thành các nhiệm vụ nhỏ giúp tổ chức nhận biết nơi tự động hóa có thể loại bỏ ma sát, nơi AI có thể hỗ trợ phán đoán của con người, và nơi đóng góp của con người vẫn cần thiết. Điều này làm cho sự thay đổi trở nên cụ thể và cá nhân hơn thay vì trừu tượng và đe dọa, giúp nhân viên hiểu rõ cách công việc hàng ngày của họ sẽ được cải thiện chứ không biến mất.

4. Biến AI có trách nhiệm thành một thực hành quản trị thực sự. Mọi công cụ hoặc nhà cung cấp AI đều phải đáp ứng các tiêu chuẩn rõ ràng trước khi vào tổ chức. Các tiêu chuẩn này cần vượt ra ngoài sự tuân thủ để bao gồm độ tin cậy, khả năng giải thích, công bằng, bao gồm và bền vững. Các tiêu chí chấp nhận đơn giản và danh sách kiểm tra giúp đảm bảo các quyết định nhất quán và ngăn chặn quản trị trở thành một hoạt động sau khi sự việc đã xảy ra.

5. Sử dụng các cuộc trò chuyện hàng ngày như công cụ chính để quản lý sự thay đổi. Các cuộc kiểm tra ngắn, định kỳ giữa quản lý và nhân viên giúp phát hiện sự nhầm lẫn sớm, xây dựng lòng tin, và tạo ra nơi an toàn để thảo luận về cách các vai trò đang tiến triển. Những vòng phản hồi nhỏ này thường hiệu quả hơn so với truyền thông theo chiều dọc trong các giai đoạn thay đổi nhanh.

6. Xem các thử nghiệm là những khoảnh khắc học hỏi chung. Các tổ chức thừa nhận rằng các thử nghiệm sẽ không hoàn hảo và cởi mở chia sẻ những gì họ học được sẽ giảm thiểu nỗi sợ hãi và tăng cường sự tham gia. Khi các nhà lãnh đạo thể hiện việc học hỏi công khai, các nhóm sẽ sẵn lòng thử nghiệm, thích nghi và cải thiện cùng công nghệ.

Lời kết dành cho các nhóm lãnh đạo

Một trong những mô hình nổi bật khi các công ty áp dụng AI là cách mà phần nhân sự của tổ chức có thể duy trì ổn định khi các nhà lãnh đạo luôn gần gũi với nhân viên của mình. Tại Ingka, sự ổn định đó đến từ việc các lãnh đạo xuất hiện, lắng nghe các mối quan tâm, và duy trì kết nối với thực tế hàng ngày của công việc.

Nhiều tổ chức đang tiến nhanh về tự động hóa, thường ưu tiên hiệu quả và tốc độ hơn tất cả. Các mô hình chuyển đổi nào sẽ bền vững theo thời gian vẫn còn bỏ ngỏ. Kinh nghiệm của IKEA minh họa một con đường có chủ đích: phù hợp việc áp dụng AI với một hợp đồng xã hội rõ ràng để thay đổi được hấp thụ ít gây sốc nội bộ hơn.

Đối với các nhóm lãnh đạo đang điều hướng làn sóng thay đổi công nghệ này, bài học không phải là sao chép các lựa chọn của IKEA, mà là phải rõ ràng về chính các giá trị của họ: xác định rõ ràng giá trị của mình, cân nhắc có ý thức các sự đánh đổi, và lãnh đạo nhất quán khi công việc được thiết kế lại. IKEA là một ví dụ hữu ích về cách mà sự rõ ràng đó có thể thể hiện trong thực tiễn.

Ý kiến trong các bài bình luận của Fortune.com chỉ phản ánh quan điểm của tác giả và không nhất thiết phản ánh quan điểm và niềm tin của Fortune.

Tham gia cùng chúng tôi tại Hội nghị Đổi mới Nơi làm việc Fortune vào ngày 19–20 tháng 5 năm 2026 tại Atlanta. Thời đại mới của đổi mới nơi làm việc đã bắt đầu — và cuốn sách cũ đang được viết lại. Tại sự kiện độc quyền, năng lượng cao này, các nhà lãnh đạo sáng tạo nhất thế giới sẽ tụ họp để khám phá cách AI, nhân loại và chiến lược hội tụ để định hình lại, một lần nữa, tương lai của công việc. Đăng ký ngay.