Quando os empregadores enviam o seu formulário W-2? Guia completo de prazos e penalizações

Compreender quando os empregadores enviam os formulários W-2 é fundamental para o sucesso na época de declaração de impostos. Se deixou o seu emprego durante o ano fiscal, tem o direito de receber esta declaração salarial essencial do seu antigo empregador, independentemente de como ou porquê saiu. Este guia explica tudo o que precisa de saber sobre os prazos do W-2, o que acontece se o seu estiver atrasado e o que fazer se ainda estiver à espera da sua cópia.

Compreender o Formulário W-2 e a Sua Finalidade

O seu formulário W-2—oficialmente conhecido como Declaração de Salários e Impostos—serve como o registo oficial dos seus rendimentos e retenções de impostos para o ano. As empresas são obrigadas por lei a fornecer este documento tanto aos seus atuais como aos antigos empregados, bem como a apresentar uma cópia à IRS.

O W-2 contém várias secções críticas que deve conhecer:

Compensação e Rendimentos mostra o total de salários, gorjetas e outras compensações recebidas ao longo do ano. Esta é a base para a sua declaração de impostos.

Imposto Federal Retido na Fonte detalha quanto de imposto federal foi deduzido do seu salário pelo seu empregador, com base nas suas opções de retenção. Este valor deve corresponder ao que declara na sua declaração federal.

Contribuições para a Segurança Social e Medicare documenta os montantes deduzidos para estes programas, garantindo que recebe o crédito adequado para benefícios futuros.

Impostos Estaduais e Locais aparece se trabalhou numa jurisdição que impõe impostos sobre o rendimento, mostrando exatamente o que foi deduzido.

Deduções e Benefícios Adicionais podem incluir contribuições para a reforma, prémios de seguro de saúde pré-impostos e outros benefícios fornecidos pelo empregador.

A precisão no seu W-2 é vital. Se o rendimento que declara na sua declaração de impostos não corresponder aos registos da IRS, provavelmente receberá correspondência da agência a solicitar esclarecimentos.

Cronograma Oficial: Quando Deve Chegar o Seu W-2

Os empregadores devem enviar por correio ou eletronicamente os formulários W-2 aos empregados até 31 de janeiro do ano fiscal seguinte. Se essa data cair num fim de semana ou feriado, o prazo é adiado para o próximo dia útil. Este requisito de 31 de janeiro dá-lhe aproximadamente 2,5 meses antes do prazo de entrega de 15 de abril para reunir os seus documentos e preparar a sua declaração.

Como a entrega por correio pode ser lenta, o cumprimento do prazo de envio pelo empregador não garante que o seu formulário chegue até 31 de janeiro. Os empregadores que cumprem a sua obrigação legal podem enviar os formulários vários dias antes do prazo, mas pode recebê-los no início de fevereiro.

O que fazer se ainda estiver à espera do seu W-2

Se não recebeu o seu W-2 até ao final de fevereiro, ou se se aproxima do prazo de 15 de abril sem o ter, tome medidas imediatamente.

Contacte o seu antigo empregador Ligue diretamente ao departamento de folha de pagamento ou recursos humanos. Peça educadamente o seu W-2 e confirme o seu endereço de correio ou email atual, pois formulários enviados para endereços antigos não lhe chegarão. Pergunte quando deve esperar recebê-lo.

Verifique os Portais Online Muitos empregadores agora oferecem aos empregados acesso aos formulários W-2 através de sistemas online seguros. Se a sua antiga empresa disponibilizar esta opção, faça login o mais rápido possível para descarregar o seu formulário diretamente.

Solicite Assistência à IRS Se várias tentativas de obter o seu W-2 falharem, contacte a Internal Revenue Service (IRS) pelo telefone 1-800-829-1040. Tenha à mão o seu Número de Segurança Social, endereço atual, informações do antigo empregador, datas de emprego e uma estimativa dos seus rendimentos com base no seu último recibo de pagamento. A IRS contactará o seu antigo empregador em seu nome.

Declare com uma Prorrogação ou Formulário Substituto Se o tempo estiver a escassear, tem duas opções. Primeiro, pode preencher o Formulário 4868 para solicitar uma prorrogação de seis meses. Note que isto adia o prazo de entrega, mas não o prazo de pagamento—continuará a dever impostos até 15 de abril com base nas suas estimativas. Depois, assim que receber o seu W-2 real, solicite uma Transcrição de Rendimentos e Impostos à IRS (que pode demorar até junho ou julho a chegar).

Alternativamente, pode preencher o Formulário 4852, Substituto do Formulário W-2. Isto permite estimar os seus rendimentos e impostos o mais precisamente possível usando informações do seu último recibo de pagamento. Esteja ciente de que diferenças significativas entre as suas estimativas e o W-2 real podem obrigá-lo a apresentar uma declaração retificadora.

Consequências: Penalizações para o Empregador por Atrasos

Os empregadores que ignoram os requisitos de apresentação do W-2 enfrentam consequências financeiras substanciais. A lei federal impõe penalizações por cada formulário não entregue atempadamente e por cada empregado não notificado. Não há limite máximo para o total de penalizações devidas.

Para os formulários de 2024, a estrutura de penalizações da IRS é:

• Formulários entregues até 30 dias de atraso: $60 por formulário
• Formulários entregues entre 31 dias e 1 de agosto: $120 por formulário
• Formulários entregues após 1 de agosto ou não entregues: $310 por formulário
• Disregard intencional ou negligência grave: $630 por formulário

Considere um cenário realista: uma empresa com 10 empregados que não envia os W-2 até setembro. Como as penalizações aplicam-se a cada cópia—uma para a IRS e uma para cada empregado—a empresa enfrenta $310 por empregado. Multiplicado por 10 empregados, são $3.100 apenas em penalizações. Custos adicionais incluem juros cobrados pela IRS sobre estas penalizações, tornando o impacto financeiro total ainda maior.

Suas Opções ao Declarar Sem um W-2

Se o seu prazo de 15 de abril se aproxima e lhe faltam todos os formulários W-2 necessários, não está desamparado. A maioria dos profissionais de impostos recomenda primeiro tentar contactar o empregador e a IRS, mas se o tempo for curto, declarar com uma prorrogação ou formulário substituto permite cumprir os requisitos legais.

Contar com um profissional de impostos pode orientá-lo nestes cenários e ajudar a garantir que a sua declaração final seja precisa. Eles podem ajudá-lo a reunir informações a partir dos recibos de pagamento e coordenar com a IRS, se necessário. Lembre-se de que enviar uma declaração completa e atempada—even que seja com estimativas—is melhor do que perder o prazo completamente.